راهزنان وقت و زمان مدیران در سازمانها کدامند؟

یكی‌ از مسایلی‌ كه‌ سبب‌ ارتقای‌كار مدیریت‌ و بهبود آن‌ می‌شود داشتن‌ وقت‌ كافی‌ و لازم‌ برای‌ انجام‌امور است‌ اما برخی‌ از مدیران‌ دارای‌ وقت‌ كافی‌ برای‌ انجام‌ دادن‌ امورمربوطه‌ نیستند به‌ همین‌ دلیل‌ كار آنان‌به‌ تعویق‌ می‌افتد. زمانی‌ كه‌ به‌ صحبتهای‌ بعضی‌ ازمدیران‌ گوش‌ فرا دهید متوجه‌ می‌شوید كه‌اغلب‌ آنها از كار زیاد و كم‌ آوردن‌ وقت‌گله‌مند هستند و همیشه‌ به‌ دنبال‌راهكاری‌ جهت‌ برون‌ رفت‌ از بن‌ بست‌كمبود وقت‌ و مشغله‌ زیاد كاری‌ هستند.از دست‌ دادن‌ زمانی‌ كه‌ مناسب‌ وموثر برای‌ انجام‌ امور است‌، اتلاف‌ وقت‌نامیده‌ می‌شود.

بنابراین‌ عقل‌ سلیم‌ حكم‌ می‌كند كه‌امور باارزش‌ مورد مراقبت‌ و حراست‌ ویژه‌قرار گیرد. یكی‌ از دارایی‌های‌ ارزشمند كه‌هیچكس‌ در اهمیت‌ و ارزش‌ آن‌ شكی‌ندارد زمان است‌. وقت‌ متاع‌ باارزشی‌است‌ كه‌ اغلب‌ قدر و منزلتش‌ شناخته ‌نمی‌شود و وجودش‌ ضایع‌ و تباه‌ می‌شود.در این‌ تباهی‌، راهزنانی‌ با نقاب‌های‌گوناگون‌ و ظاهر فریب‌، نقش‌ اساسی‌ دارند.آنچه‌ در زیر بدان‌ اشاره‌ می‌شودمواردی‌ از نقشهای‌ متفاوت‌ راهزنان‌ وقت‌است‌ كه‌ شناخت‌ و دفع‌ آنها از صحنه‌رقابتهای‌ كاری‌، موجب‌ بهبود عملكرد ونتایج‌ فرایندهای‌ مدیریتی‌، خواهدشد.

۱- نداشتن‌ برنامه‌ریزی‌
نداشتن‌ برنامه‌ریزی‌، در انجام‌ كارهای‌بدون‌ اندیشه‌ قبلی‌ و به‌ مقتضای‌ انجام‌دادن‌ هرچه‌ پیش‌ آید، خلاصه‌ می‌شود.برای‌ برنامه‌ریزی‌ باید هداف‌ روزانه‌ رامشخص‌ كرده‌ و با توجه‌ به‌ اهمیت‌ هر یك‌،آنها را اولویت‌بندی‌ كرد و بخشی‌ از زمانی‌را به‌ آنها اختصاص‌ داد. همچنین‌ لازم‌است‌ برای‌ تفكر در كارهای‌ غیرقابل‌ پیش‌بینی‌ نیز زمانی‌ را در نظر گرفت‌.

۲- تماس‌های‌ تلفنی‌ دیگران‌
یك‌ تماس‌ تلفنی‌ ممكن‌ است‌ موجب‌تخریب‌ تمركز فكر شود، به‌ طوری‌ كه‌برنامه‌ عادی‌ كار از كنترل‌ فرد خارج‌ شود.بسیاری‌ از تماس‌های‌ تلفنی‌ نابهنگام‌است‌. چنین‌ تماسهایی‌ باید در كمترین‌زمان‌ ممكن‌ به‌ پایان‌ برسند و یا به‌ زمان‌مناسب‌ دیگری‌ موكول‌ شوند.

۳- واگذاری‌ كار به‌ دیگران‌
اگر كار به‌ نحو موثر به‌ دیگران‌ واگذار نشودو یا كار به‌ افراد بی‌ كفایت‌ ارجاع‌ شودپیگیری‌ فرد مسئول‌ ضروری‌ خواهد بود وبدین‌ طریق‌ وقت‌ زیادی‌ تلف‌ می‌شود.

۴- دیدارهای‌ تصادفی‌
دیدارهای‌ تصادفی‌ یكی‌ از بزرگترین‌ضایع‌ كنندگان‌ وقت‌ است‌، زیرا مقاومت‌ دربرابر میهمانهای‌ ناخوانده‌ بسیار دشواراست‌ میهمان‌ ناخوانده‌ ممكن‌ است‌ یك‌دوست‌ باشد. دوستی‌ كه‌ انسان‌ را از كار بازمی‌دارد تا گپی‌ كوتاه‌ بزند و یا ممكن‌ است‌همكاری‌ باشد كه‌ نیاز به‌ راهنمایی‌ دارد.راه‌ چاره‌ این‌ است‌ كه‌ سخن‌ را حتی‌المقدوركوتاه‌ كرده‌، قرار ملاقات‌ را به‌ وقت‌ دیگری‌موكول‌ كرد. در این‌ زمینه‌ بهتر است‌ایستاده‌ سخن‌ گفت‌ و میهمان‌ را نیز دعوت‌به‌ نشستن‌ نكرد و از ابتدا، محدودیت‌ وقت‌خود را به‌ وی‌ گوشزد كرد.

-۵ ارتباط ضعیف‌
اگر ارتباط شفاهی‌ یا كتبی‌ نتواند در انتقال‌پیام‌ مفید واقع‌ شود، ایجاد ارتباطی‌ دیگرگریزناپذیر است‌ و این‌ امر ضمن‌پیچیده‌تر كردن‌ روابط، افراد را وادار می‌كندكه‌ برای‌ آشنایی‌ با سابقه‌ كار، مدتی‌ راصرف‌ مطالعه‌ ارتباطات‌ انجام‌ شده‌ قبلی‌كنند.

۶- بی‌ نظمی‌ فردی‌
شلوغ‌ بودن‌ میز و محل‌ كار و در جای‌ خودقرارنداشتن‌ اوراق‌، اسناد و پرونده‌هامی‌تواند تمركز فكری‌ فرد را از بین‌ ببرد ونشاط و شادابی‌ را از او سلب‌ كند. هر فردباید روزانه‌ مقداری‌ از وقت‌ خود را صرف‌مرتب‌ كردن‌ و پیداكردن‌ یادداشتهای‌روزمره‌ كند.

۷- كارهای‌ امروز را به‌ فردا افكندن‌
فرصت‌های‌ طلائی‌ امروز را نباید از دست‌داد زیرا موكول‌ كردن‌ انجام‌ كار به‌ انتهای‌ضرب‌الاجل‌ تعیین‌ شده‌ تنش‌زا است‌.

۸- جلسات‌
در بسیاری‌ از جلسات‌ قسمت‌ عمده‌ وقت‌افراد صرف‌ امور بیهوده‌ و خارج‌ از دستورجلسه‌ می‌شود. اداره‌ نامناسب‌ جلسات‌باعث‌ می‌شود تا جلسه‌ به‌ اهداف‌ مورد نظرنرسد و لزوم‌ تشكیل‌ جلسات‌ دیگر نیزاحساس‌ شود و بدین‌ ترتیب‌ اتلاف‌ وقت‌ادامه‌ پیدا كند. برای‌ جلوگیری‌ از كاهش‌كارایی‌ جلسات‌ باید قبل‌ از تشكیل‌ جلسه‌،زمان‌ و مطالب‌ مورد بحث‌ را هماهنگ‌ وتنظیم‌ كرد. مسئول‌ جلسه‌ نیز موظف‌خواهد بود مطابق‌ آن‌ برنامه‌، جلسه‌ را اداره‌كند.

۹- آشفتگی‌ در مسئولیتها و اختیارات‌
زمانی‌ درمورد افراد و مسئولیت‌های‌ مربوطه‌ابهام‌ وجود داد و یا میان‌ مسئولیت‌ و اختیارافراد تناسبی‌ نیست‌، زمان‌ و انرژی‌بسیاری‌ برای‌ انجام‌ صحیح‌ آن‌ كار تلف‌می‌شود.

منبع:منبع: پایگاه اطلاع رسانی وزارت نیرو

کانال تلگرامی عشق پول،دنیای تجارت کلیک کنید